Od 1 lutego 2026 roku największe firmy w Polsce wystawiają faktury wyłącznie w systemie ustrukturyzowanym, a od 1 kwietnia obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT. Razem ze zmianą sposobu fakturowania pojawiają się nowe elementy techniczne i podatkowe, jak kody graficzne na wydrukach czy pytanie o prawo do odliczenia podatku z dokumentu, który ominął platformę. Trzy zagadnienia układają codzienną pracę przedsiębiorcy w nowej rzeczywistości KSeF.

Wybór oprogramowania i znaczenie kodu graficznego na fakturze

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Faktura przyjmuje format pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną FA(3) obowiązującą od 1 lutego 2026 roku. Każdy dokument po przetworzeniu otrzymuje urzędowy numer KSeF, a chwila jego nadania jest jednocześnie momentem uznania faktury za otrzymaną przez nabywcę posługującego się NIP-em. System nie wysyła powiadomień o nowych dokumentach kosztowych, dlatego codzienna obsługa wymaga narzędzia, które samodzielnie nawiązuje połączenie z platformą rządową i obsługuje obieg dokumentów. Sensownie dobrany program do KSeF pozwala uniknąć logowania do aplikacji podatnika i przejmuje obsługę całego procesu. Wystawienie faktury sprzedaży kończy się automatyczną wysyłką do systemu, a po przetworzeniu w platformie dokument otrzymuje numer identyfikacyjny i status faktury wystawionej. Faktury zakupowe importują się automatycznie raz dziennie w godzinach nocnych, urzędowe poświadczenie odbioru pobiera się bezpośrednio w panelu, a tryb wersji roboczej umożliwia weryfikację dokumentu przed jego finalną wysyłką. Materiały przygotowywane przez serwis Poradnik Przedsiębiorcy wskazują wFirma jako rozwiązanie pokrywające ten zakres, łącznie z 30-dniowym okresem próbnym dla przedsiębiorców i rocznym dostępem dla biur rachunkowych obsługujących do dziesięciu klientów. Korzyści wdrożenia wykraczają poza wygodę pracy, bo archiwizacja przechodzi po stronie systemu, znika obowiązek przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych, a termin zwrotu VAT skraca się z 60 do 40 dni.

Drugim wątkiem technicznym jest KSeF kod QR, czyli kod weryfikujący umieszczany na wizualizacji faktury udostępnianej poza platformą rządową. Przedstawia on unikalny ciąg znaków w formie kwadratowego znaku graficznego zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024, zakodowany jako link prowadzący do zasobu systemu Ministerstwa Finansów. Po zeskanowaniu kodu odbiorca sprawdza, czy faktura istnieje w platformie, weryfikuje zgodność danych wydruku z plikiem XML i może pobrać oryginalną wersję ustrukturyzowaną. Obowiązek umieszczania kodu nie obejmuje wszystkich sytuacji. Faktura funkcjonująca wyłącznie w obrębie systemu nie wymaga oznaczania, natomiast kod pojawia się zawsze wtedy, gdy dokument trafia do nabywcy w innej formie, na przykład jako PDF lub wydruk papierowy. Dotyczy to faktur dla konsumentów, podmiotów zagranicznych bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także dokumentów wystawionych w trybie offline24 lub awaryjnym przed ich przesłaniem do platformy. W trybie online stosuje się jeden kod weryfikujący z numerem KSeF, podczas gdy faktura wystawiona offline i przekazana nabywcy przed przesłaniem do systemu wymaga dwóch kodów. Pierwszy oznaczony słowem OFFLINE zapewnia dostęp do dokumentu po jego rejestracji w platformie, drugi opatrzony słowem CERTYFIKAT potwierdza tożsamość wystawcy i wymaga pobranego wcześniej certyfikatu KSeF.

Prawo do odliczenia podatku oraz status faktury otrzymanej spoza platformy

Wdrożenie obowiązkowego systemu rodzi praktyczne pytanie o to, jak rozliczać dokumenty kosztowe, które nie zostały wystawione w platformie rządowej mimo istniejącego obowiązku po stronie sprzedawcy. Punktem wyjścia jest art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku, zgodnie z którym podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Obowiązek dotyczy sprzedawcy, nie nabywcy. Oznacza to, że nabywca nie ma obowiązku weryfikowania, czy jego kontrahent był objęty wymogiem stosowania platformy, na przykład czy posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Wątpliwości w obszarze brak faktury w KSeF a odliczenie VAT rozwiązują przepisy materialne dotyczące podatku naliczonego. Prawo do odliczenia VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, a faktura stanowi dokument uprawniający do tego odliczenia po spełnieniu warunków formalnych z ustawy o VAT. Analogicznie wygląda kwestia kosztu podatkowego, ponieważ przepisy CIT i PIT wymagają, aby wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła i był prawidłowo udokumentowany. Żadna z tych norm nie uzależnia odliczenia od tego, czy faktura przeszła przez platformę Ministerstwa Finansów. W konsekwencji dokument otrzymany od kontrahenta poza systemem, mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, nie traci automatycznie waloru dowodu księgowego po stronie nabywcy.

Z punktu widzenia praktyki należy odróżnić dwie sytuacje. Faktura wystawiona przez podmiot objęty wyłączeniem z obowiązku stosowania platformy, na przykład kontrahenta zagranicznego bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, funkcjonuje na dotychczasowych zasadach i jest pełnoprawnym dokumentem kosztowym. Faktura wystawiona przez podmiot objęty obowiązkiem, ale dostarczona z pominięciem KSeF, również daje prawo do odliczenia po stronie nabywcy, jednak po stronie sprzedawcy mogą wystąpić sankcje przewidziane w przepisach. Stanowisko to potwierdza serwis Poradnik Przedsiębiorcy, opierając się na obowiązujących przepisach i odpowiedziach Krajowej Informacji Skarbowej w analogicznych sprawach. Praktyczne ułożenie procesu polega na tym, żeby wszystkie faktury kosztowe trafiały do systemu księgowego w sposób umożliwiający szybką weryfikację ich pochodzenia. Dokumenty pobrane z platformy rządowej są oznaczone numerem KSeF i datą jego nadania, faktury otrzymane poza systemem wymagają udokumentowania ich wpływu inną drogą, na przykład przez datę otrzymania pliku PDF lub wydruku. Po stronie nabywcy nie powstaje obowiązek odsyłania kontrahenta po fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli treść dokumentu spełnia wymagania formalne i odpowiada faktycznej transakcji. Ostrożność wymaga jedynie weryfikacji, czy dane sprzedawcy, opis transakcji i kwoty są zgodne z umową, ponieważ w platformie znajdują się wszystkie faktury opatrzone NIP-em nabywcy, łącznie z dokumentami błędnymi lub wystawionymi w wyniku pomyłki kontrahenta. Połączenie tych dwóch zasad, automatycznego importu z KSeF i kontroli merytorycznej dokumentów otrzymanych poza systemem, pozwala bezpiecznie funkcjonować w nowym modelu fakturowania bez utraty prawa do odliczenia podatku i kosztów.