Od 1 lutego 2026 roku największe firmy w Polsce wystawiają faktury wyłącznie w platformie Ministerstwa Finansów, a od 1 kwietnia obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT. Wraz ze zmianą sposobu fakturowania trzeba uporządkować trzy obszary jednocześnie. Liczy się odpowiednie oprogramowanie, prawidłowy kurs przeliczeniowy przy fakturach w walutach obcych oraz zasady działania trybu pozwalającego wystawić dokument bez bieżącego dostępu do platformy. Praktyczne ułożenie tych elementów pozwala płynnie przejść do nowego modelu.

Wybór oprogramowania oraz przeliczanie wartości faktur walutowych

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna utrzymywana przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Format dokumentu to plik XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3) obowiązującą od 1 lutego 2026 roku. Po przetworzeniu w platformie każda faktura otrzymuje numer KSeF, a chwila jego nadania jest jednocześnie momentem uznania dokumentu za otrzymany przez nabywcę posługującego się NIP-em. Pełne wdrożenie wymaga narzędzia, które przejmuje obsługę wysyłki i odbioru bez konieczności logowania do aplikacji rządowej. Pytanie o to, jaki program do KSeF wybrać, sprowadza się do konkretnej listy funkcji. Bezpośrednia wysyłka faktur sprzedaży do platformy po zatwierdzeniu wersji roboczej, automatyczny import dokumentów kosztowych w cyklu nocnym, pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru z poziomu konta i obsługa wszystkich trybów wystawiania faktur stanowią podstawę, która powinna być spełniona. Materiały zebrane przez serwis Poradnik Przedsiębiorcy wskazują wFirma jako przykład systemu pokrywającego ten zakres. Integracja z platformą włącza się raz w ustawieniach, a po jej aktywacji proces przebiega automatycznie. Korzyści wdrożenia obejmują przejęcie archiwizacji przez system, zwolnienie z przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych oraz skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Drugim wymiarem codziennej pracy jest dokumentowanie sprzedaży w walucie innej niż złoty. Przepisy nie zabraniają wystawiania faktur walutowych ani w obrocie krajowym, ani zagranicznym, ale wymagają, aby kwota podatku VAT została wyrażona w złotówkach. W strukturze ustrukturyzowanej obligatoryjne pozostają pola KodWaluty (trzyliterowy kod zgodny z normą ISO 4217, na przykład EUR lub USD) oraz KursWaluty, w którym podaje się przelicznik z precyzją do sześciu miejsc po przecinku. Pola KursUmowny i WalutaUmowna mają charakter wyłącznie informacyjny i nie wpływają na rozliczenie podatku. Kurs waluty w KSeF ustala się według reguł z art. 31a ustawy o VAT, które po wdrożeniu platformy zachowują pełne znaczenie. Jeżeli dokument trafia do systemu w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten moment, ewentualnie ostatniego kursu wymiany ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny. Gdy faktura zostaje wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia, czyli dzień przesłania pliku do platformy. Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna z 30 stycznia 2023 roku, która jednoznacznie wskazuje datę przesłania jako moment wystawienia. Dla podatnika oznacza to konieczność spójnego ułożenia kalendarza fakturowego. Dokument utworzony w systemie księgowym, ale przesłany do platformy z opóźnieniem, przyjmuje datę faktycznego wysłania jako datę wystawienia. Różnica jednego lub dwóch dni potrafi zmienić wartość przeliczonej kwoty, dlatego warto rozważyć przewidziany w art. 31a ust. 2a ustawy o VAT mechanizm wspólnego kursu dla VAT i podatku dochodowego. Wybór tego rozwiązania wiąże się jednak z obowiązkiem stosowania go przez co najmniej dwanaście kolejnych miesięcy od miesiąca pierwszego zastosowania.

Zasady działania KSeF offline24 wraz z certyfikatem i kodami weryfikującymi

Ustawodawca przewidział sytuacje, w których wystawienie faktury w czasie rzeczywistym może być niemożliwe lub niewygodne. Procedura KSeF offline24 została uregulowana w art. 106nda ustawy o VAT i pozwala podatnikowi sporządzić dokument poza platformą, z obowiązkiem przesłania go niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Tryb funkcjonuje na zasadzie dobrowolności, bez ograniczeń podmiotowych. Można z niego korzystać przy chwilowym braku dostępu do internetu, opóźnieniach po stronie systemu albo wystawianiu faktury dla nabywcy bez NIP-u, na przykład konsumenta lub kontrahenta zagranicznego. Choć początkowo planowano go jako rozwiązanie tymczasowe, ostatecznie wprowadzono na stałe. W praktyce dokument tworzony jest w formacie FA(3) i opatrzony kodami QR, które dają możliwość weryfikacji jego treści jeszcze przed pojawieniem się numeru KSeF. Datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Tę samą zasadę stosuje się, gdy faktura wystawiona w trybie online trafia do platformy później niż wskazana na niej data. Nabywca będący polskim podatnikiem VAT odbiera dokument w systemie po nadaniu numeru, a datą otrzymania jest moment przypisania identyfikatora. Jeżeli odbiorcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy, na przykład kontrahent zagraniczny lub konsument, dokument udostępnia się w sposób uzgodniony, a datą otrzymania jest data faktycznego doręczenia. Praktyczna obsługa wymaga wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF typu 2, zwanego certyfikatem wystawcy faktury. Bez tego certyfikatu wytworzenie kodu autoryzacyjnego, a tym samym wystawienie dokumentu poza systemem, nie jest możliwe. Wnioski można składać od 1 listopada 2025 roku w Module Certyfikatów i Uprawnień, a certyfikat działa w środowisku produkcyjnym od 1 lutego 2026 roku z okresem ważności wynoszącym dwa lata. Faktura wystawiana w tym trybie i przekazywana nabywcy poza platformą musi zawierać dwa kody QR. Pierwszy oznaczony słowem OFFLINE zapewnia dostęp do faktury w systemie i weryfikację danych po nadaniu numeru, drugi opatrzony słowem CERTYFIKAT potwierdza tożsamość wystawcy i integralność treści. Jeżeli ta sama faktura jest udostępniana nabywcy już po przesłaniu do systemu, wystarcza jeden kod QR z numerem identyfikującym.

Dodatkową kwestią pozostają faktury korygujące. Jeśli korekta dotyczy dokumentu pierwotnego wystawionego w omawianym trybie, najpierw trzeba dosłać fakturę pierwotną do platformy w celu nadania jej numeru KSeF, a dopiero potem wygenerować korektę. W korekcie wskazuje się numer KSeF dokumentu korygowanego, co zachowuje spójność łańcucha rozliczeń. Tryb nie obowiązuje przy całkowitej awarii platformy ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów, ponieważ w tej sytuacji dokumenty wystawia się w odrębnym trybie awaryjnym z terminem siedmiu dni roboczych na ich przesłanie po przywróceniu działania systemu. Sensowne wykorzystanie tej procedury zakłada przygotowanie firmy od strony procesowej. Oprogramowanie do fakturowania powinno obsługiwać oba tryby wysyłki, kolejkować dokumenty wystawiane w warunkach braku połączenia i automatycznie nadawać im poprawne kody graficzne. Po stronie organizacyjnej trzeba ustalić, kto odpowiada za bieżącą wysyłkę dokumentów do platformy, jak monitorowane są terminy dosyłania i w jaki sposób weryfikuje się nadanie numeru KSeF. Praktyczne zestawienia tego typu zagadnień, łącznie z przykładami stosowania trybu offline24 w różnych konfiguracjach kontrahentów, gromadzi serwis Poradnik Przedsiębiorcy, ułatwiając przygotowanie biura rachunkowego i klientów do nowego sposobu pracy.