materiały partnera
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to dla wielu firm moment przełomowy. Choć obowiązek korzystania z KSeF bywa postrzegany jako wyzwanie organizacyjne, w praktyce stanowi doskonałą okazję do szerszej automatyzacji procesów biznesowych. Skoro firma i tak musi dostosować swoje systemy do nowego modelu fakturowania, warto pójść o krok dalej i uporządkować inne obszary, które do tej pory działały w sposób ręczny lub półautomatyczny. Jakie procesy szczególnie opłaca się zautomatyzować przy okazji wdrożenia KSeF?
Pierwszym i najbardziej oczywistym obszarem automatyzacji jest samo fakturowanie. KSeF wymusza korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, co naturalnie sprzyja integracji systemów sprzedażowych z księgowymi.
Warto zadbać o to, aby:
Automatyzacja tego procesu ogranicza błędy i znacząco oszczędza czas.
KSeF umożliwia automatyczne pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio do systemu księgowego. To idealny moment, aby zrezygnować z ręcznego zbierania dokumentów od pracowników czy kontrahentów.
Po integracji systemów możliwe jest:
Dzięki temu księgowość może skupić się na analizie, a nie na wprowadzaniu danych.
W wielu firmach faktury wymagają akceptacji przed zaksięgowaniem lub zapłatą. Wdrożenie KSeF to dobry moment, aby uporządkować i zautomatyzować ten proces.
Systemy workflow pozwalają przypisywać dokumenty do odpowiednich osób, ustalać ścieżki akceptacji, monitorować status dokumentów, a także archiwizować decyzje w formie cyfrowej.
Automatyczny obieg dokumentów skraca czas reakcji i eliminuje niejasności dotyczące odpowiedzialności.
KSeF dostarcza dane w ujednoliconej formie, co sprzyja automatyzacji rozliczeń podatkowych. Firmy mogą zautomatyzować tworzenie rejestrów VAT, przygotowanie deklaracji podatkowych, generowanie plików JPK i wewnętrzne raporty finansowe.
Im mniej ręcznych korekt, tym mniejsze ryzyko błędów i większa przewidywalność rozliczeń.
Faktury korygujące bywają źródłem chaosu, zwłaszcza gdy są wystawiane ręcznie i przechowywane w różnych miejscach. KSeF umożliwia pełną automatyzację tego obszaru.
Warto zadbać o to, aby:
To znacząco upraszcza kontrolę dokumentów.
Automatyzacja nie dotyczy wyłącznie dokumentów, ale również zarządzania dostępem do systemów. Przy wdrożeniu KSeF warto uporządkować:
Dzięki temu firma zwiększa bezpieczeństwo danych i ogranicza ryzyko błędów.
Nie każda firma ma doświadczenie w projektowaniu procesów cyfrowych. W bardziej złożonych strukturach warto skonsultować plan automatyzacji z ekspertem. Doświadczony doradca podatkowy może pomóc ocenić, które procesy można uprościć bez ryzyka naruszenia przepisów i jak połączyć automatyzację z poprawnym rozliczaniem podatków.
Wdrożenie KSeF to idealny moment, aby spojrzeć na firmę szerzej niż tylko przez pryzmat fakturowania. Automatyzacja sprzedaży, zakupów, obiegu dokumentów, rozliczeń VAT i raportowania pozwala nie tylko spełnić nowe obowiązki, ale też realnie usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Firmy, które wykorzystają KSeF jako impuls do zmian, zyskają większą kontrolę nad procesami, oszczędność czasu i solidne podstawy pod dalszą cyfryzację biznesu.
