Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, które dla dużych przedsiębiorstw ma nastąpić od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. (z pewnymi wyjątkami), stanowi jedną z największych zmian w obszarze finansowo-księgowym i IT w ostatnich latach. Choć system ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzację procesów i skrócenie czasu zwrotu VAT, dla wielu firm stanowi poważne wyzwanie organizacyjne i technologiczne. Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga dogłębnej analizy i przygotowań w kilku kluczowych obszarach.
Najważniejszym i najbardziej złożonym elementem wdrożenia KSeF jest dostosowanie istniejących systemów informatycznych.
Konieczność integracji wewnętrznych systemów ERP (Enterprise Resource Planning) oraz systemów finansowo-księgowych z API KSeF jest podstawowym wyzwaniem. Dla firm korzystających ze starszych lub niestandardowych rozwiązań może to oznaczać kosztowną i czasochłonną modernizację. Wymaga to:
Implementacji interfejsów API do dwukierunkowej komunikacji z KSeF.
Mapowania danych pomiędzy wewnętrznymi polami systemów a ustrukturyzowanym wzorcem faktury XML (schema FA(3)).
Zapewnienia możliwości automatycznego generowania dokumentów XML zgodnych z ministerialnym wzorcem.
W organizacjach o dużej liczbie transakcji kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej wydajności systemów. Faktura jest uznawana za wystawioną w momencie nadania jej numeru w KSeF. Przestoje w dostępie do KSeF lub wewnętrznych systemów fakturowych mogą mieć istotny wpływ na ciągłość działalności spółki. Wymagane jest zapewnienie stabilnego połączenia, mechanizmów zarządzania sesjami oraz planów awaryjnych.
Wprowadzenie KSeF wiąże się z otwarciem się na środowisko sieciowe w obszarze księgowym. Konieczne jest utworzenie trwałego, odpornego na ataki połączenia oraz wdrożenie zaawansowanych rozwiązań kryptograficznych, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęcie elektroniczne lub wielostopniowe uwierzytelnianie, niezbędne do autoryzacji dostępu i wystawiania e-faktur.
KSeF to nie tylko zmiana technologii, ale przede wszystkim rewolucja w sposobie funkcjonowania działów finansowych, księgowych, a także w relacjach z kontrahentami.
Wzór e-Faktury w KSeF wymaga większej ilości obligatoryjnych danych niż tradycyjne faktury. Przedsiębiorcy muszą przeprowadzić dokładną weryfikację źródeł danych i zapewnić ich kompletność. Ważne jest także wprowadzenie wewnętrznych walidacji na poziomie technicznym i biznesowym, aby zminimalizować ryzyko wysyłki niepoprawnych dokumentów, które zostaną odrzucone przez bramkę Ministerstwa Finansów (MF).
Dla wielu firm odbiór faktur za pośrednictwem KSeF jest większym wyzwaniem niż ich wystawianie. Faktury zakupowe będą trafiać bezpośrednio do systemu, a nie na skrzynkę mailową. Wymaga to:
Aktywnego monitorowania KSeF, ponieważ system nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych dokumentach.
Zmiany wewnętrznych procedur akceptacji i dekretacji faktur, zwłaszcza tych tworzonych poza głównym systemem ERP.
Konieczne jest określenie i nadanie uprawnień do korzystania z KSeF dla pracowników, biur rachunkowych i innych podmiotów. Proces ten wymaga wykorzystania formularza ZAW-FA lub aplikacji MF, a jego prawidłowe zarządzanie jest kluczowe dla zachowania bezpieczeństwa i kontroli nad dokumentami.
Choć MF przewidziało możliwość wystawiania faktur w trybie offline w przypadku awarii KSeF lub systemu podatnika, wymaga to opracowania precyzyjnych procedur i odpowiedniego przeszkolenia pracowników. W przypadku awarii po stronie podatnika dokumenty muszą być przesłane do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym, co generuje dodatkowe ryzyko operacyjne.
Dynamika zmian w przepisach dotyczących KSeF (np. wersja KSeF 2.0) oraz konieczność interpretacji wymagań technicznych i podatkowych stanowią odrębne wyzwanie.
Moment wystawienia i otrzymania faktury: Uznanie faktury za wystawioną i doręczoną w momencie nadania numeru KSeF ma istotne konsekwencje dla rozliczeń VAT i CIT.
Brak załączników: KSeF nie przewiduje możliwości dołączania załączników (np. protokołów odbioru) do faktur ustrukturyzowanych. Wymusza to utrzymanie równoległych kanałów komunikacji dla dokumentacji uzupełniającej, co komplikuje obieg dokumentów.
Kary i sankcje: Chociaż przewidziano okres przejściowy bez kar, przedsiębiorcy muszą mieć na uwadze ryzyko sankcji finansowych za nieprawidłowe wystawianie faktur po ustaniu tego okresu.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest nieuniknione i niesie ze sobą potencjalne korzyści w postaci automatyzacji i uszczelnienia systemu. Jednakże skala i złożoność wymaganych zmian technologicznych, procesowych i organizacyjnych sprawiają, że proaktywne i kompleksowe przygotowanie jest absolutną koniecznością. Odpowiednia analiza procesów, wybór narzędzi integracyjnych i intensywne szkolenia personelu to klucz do łagodnego przejścia na e-Fakturowanie i uniknięcia paraliżu operacyjnego.
Artykuł powstał we współpracy z 360Księgowość.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz