Wpływ zmian w zatrudnianiu cudzoziemców na prowadzenie spółek – co muszą wiedzieć

Od 1 czerwca 2025 roku polskie firmy muszą funkcjonować w całkowicie nowej rzeczywistości prawnej dotyczącej zatrudniania cudzoziemców. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom wprowadza rewolucyjne zmiany, które bezpośrednio wpływają na prowadzenie działalności gospodarczej przez spółki.

Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że liczba pracujących cudzoziemców w Polsce przekroczyła 1 milion osób, co stanowi prawie 7% wszystkich zatrudnionych. Ta skala zjawiska sprawiła, że dotychczasowe przepisy przestały odpowiadać realiom gospodarczym, co zmusiło ustawodawcę do gruntownej reformy.

Kluczowe zmiany wpływające na funkcjonowanie spółek

Całkowita digitalizacja procesów

Najważniejszą zmianą jest obowiązek składania wszystkich wniosków dotyczących zatrudnienia cudzoziemców wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokumenty złożone w innej formie pozostawiane są bez rozpoznania.

Ta zmiana wymaga od spółek:

• Dostosowania wewnętrznych procedur do elektronicznego obiegu dokumentów
• Przygotowania kadry HR do pracy z nowym systemem
• Zapewnienia odpowiedniej infrastruktury IT w firmie

Elektroniczny system automatycznie weryfikuje podstawowe warunki, takie jak brak kar za nielegalne zatrudnianie czy odpowiednia wysokość wynagrodzenia, co może skrócić czas oczekiwania na decyzje.

Drastyczne podwyższenie kar finansowych

Reforma znacząco podniosła kary za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom. Grzywna dla pracodawcy wynosi teraz od 3 000 do 50 000 zł za każdy stwierdzony przypadek nielegalnego zatrudnienia, podczas gdy wcześniej kary mieściły się w przedziale 1 000–30 000 zł.

Kluczowe jest to, że wysokość mandatu sumuje się w zależności od liczby nielegalnie zatrudnionych osób. Dla spółek zatrudniających większą liczbę pracowników oznacza to potencjalne kary w wysokości setek tysięcy złotych.

Wzmocnione kontrole i procedury nadzorcze

Ustawa wzmocniła uprawnienia kontrolne Straży Granicznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy. Organy te mogą teraz:

• Przeprowadzać kontrole bez zapowiedzi
• Prowadzić równoczesne, niezależne kontrole w tym samym podmiocie
• Wykorzystywać efekt „zaskoczenia" dla zwiększenia skuteczności

Dla spółek oznacza to konieczność permanentnego utrzymywania porządku dokumentacyjnego związanego z zatrudnianiem cudzoziemców.

Nowe obowiązki formalne dla pracodawców

Obowiązek przesyłania kopii umów

Przed zatrudnieniem cudzoziemca pracodawca musi przesłać do właściwego urzędu kopię zawartej z nim umowy. Ma to umożliwić porównanie warunków umowy z warunkami zezwolenia oraz zapobiec praktyce „dorabiania" umów tuż przed kontrolą.

Weryfikacja sytuacji finansowej pracodawcy

Urząd pracy może odmówić rejestracji oświadczenia, jeśli pracodawca ma zaległości w opłacaniu składek ZUS lub podatków. To rozwiązanie wymaga od spółek utrzymywania pełnej bieżącej płynności finansowej wobec urzędów.

Likwidacja „testu rynku pracy"

Pozytywną zmianą jest likwidacja obowiązku przeprowadzania tzw. „testu rynku pracy" przed zatrudnieniem. Zamiast tego wprowadzono elastyczną procedurę, zgodnie z którą poszczególne powiaty mogą okresowo ograniczać zatrudnianie cudzoziemców w wybranych branżach.

Nowe możliwości dla wysoko wykwalifikowanych pracowników

Rozszerzona definicja „wysokich kwalifikacji"

Znowelizowane przepisy dotyczące Niebieskiej Karty UE rozszerzają definicję „wysokich kwalifikacji". Teraz mogą to być nie tylko osoby z dyplomem studiów wyższych, ale także z odpowiednim doświadczeniem zawodowym porównywalnym ze studiami.

Ułatwiona mobilność w UE

Nowe regulacje zapewniają łatwiejszą mobilność – posiadacz Niebieskiej Karty może korzystać z prawa do pracy w innym państwie UE bez konieczności rozpoczynania całej procedury od nowa. To rozwiązanie szczególnie korzystne dla firm międzynarodowych i grup kapitałowych.

Konsekwencje dla zarządzania spółkami

Zwiększone ryzyko compliance

Nowe przepisy znacząco zwiększają ryzyko compliance związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Spółki muszą:

• Wdrożyć nowe procedury wewnętrzne zgodne z elektronicznym systemem
• Przeszkolić kadry zarządzające w zakresie nowych obowiązków
• Zapewnić bieżące monitorowanie zmian w przepisach

Działania, które powinny podjąć spółki

Natychmiastowe działania:

• Audyt obecnych praktyk zatrudniania cudzoziemców
• Weryfikacja kompletności dokumentacji pracowniczej
• Przygotowanie procedur dostosowanych do nowego systemu elektronicznego

Działania średnioterminowe:

• Szkolenie kadry odpowiedzialnej za HR i compliance
• Wdrożenie systemów monitorowania terminów i obowiązków
• Przegląd umów z cudzoziemcami pod kątem zgodności z nowymi wymogami

Podsumowanie

Zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców wprowadzają nową jakość w zarządzaniu zasobami ludzkimi w polskich spółkach. Wysokie kary, wzmocnione kontrole i nowe obowiązki formalne wymagają od przedsiębiorców profesjonalnego podejścia do compliance.

Niedopatrzenia mogą skutkować poważnymi sankcjami finansowymi i organizacyjnymi, dlatego kluczowe jest zapewnienie kompleksowej obsługi prawnej dostosowanej do nowych realiów.

Firmy, które proaktywnie dostosują swoje struktury i procedury do nowych wymogów, zyskają przewagę konkurencyjną na rynku pracy oraz bezpieczeństwo prawne w prowadzeniu działalności.

Potrzebujesz kompleksowego wsparcia prawnego w dostosowaniu spółki do nowych przepisów?

Kancelaria HWW Hewelt Wojnowski Lindner i Wspólnicy oferuje kompleksową obsługę prawną firm w zakresie prawa pracy oraz prawa korporacyjnego. Nasi eksperci pomogą Ci bezpiecznie przeprowadzić proces dostosowania do nowych wymogów prawnych i zminimalizować ryzyko sankcji.