Jak przeprowadzać trudne rozmowy z pracownikami, zachowując pozytywne relacje?

Twój pracownik zaczął notorycznie spóźniać się na spotkania z klientami? A może zauważyłeś u niego wyraźny spadek efektywności czy zaangażowania? Zwrócenie uwagi nie jest niczym przyjemnym zarówno dla przełożonego, jak i samego pracownika. Jednak trudne rozmowy są wpisane w prowadzenie biznesu, a unikanie ich może zaszkodzić naszym interesem. W niniejszym artykule podpowiadamy, jak przeprowadzić trudną rozmowę z pracownikiem nastawioną na feedback i zachowanie dobrych relacji.

Jak prowadzić trudne rozmowy z pracownikami? 

Trudne rozmowy z pracownikami są nieodłącznym elementem zarządzania, a ich skutecznie prowadzenie wymaga nie tylko właściwego przygotowania, ale również odpowiednich umiejętności, które można nabyć m.in. na szkoleniach biznesowych prowadzonych przez firmę szkoleniową AVENHANSEN.

Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych wskazówek dotyczących prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami: 

• Przygotowanie do rozmowy - przed rozmową zbierz wszystkie potrzebne informacje i przemyśl, jakie są główne punkty, które chcesz omówić.
   
• Wybór odpowiedniego miejsca i czasu - wybierz spokojne i neutralne miejsce, aby pracownik czuł się komfortowo. Upewnij się, że rozmowa odbywa się w odpowiednim czasie, gdy obie strony mają szansę na dyskusję.
   
• Zachowanie empatii - w trakcie rozmowy staraj się być empatyczny. Zrozumienie perspektywy pracownika i okazanie mu wsparcia może pomóc w złagodzeniu napięcia.
   
• Aktywne słuchanie - daj pracownikowi szansę na wypowiedzenie się. Słuchaj uważnie, zadawaj pytania i powtarzaj to, co usłyszałeś, aby upewnić się, że dobrze zrozumiałeś jego punkt widzenia.
   
• Klarowność komunikacji - wyrażaj swoje myśli w sposób jasny i zrozumiały. Unikaj niejasnych sformułowań, które mogą prowadzić do nieporozumień.
   
• Skupienie na rozwiązaniach - zamiast koncentrować się na problemach, staraj się wspólnie z pracownikiem znaleźć rozwiązania. Wspólna praca nad problemem może zbudować zaufanie i poprawić relacje.
• Ustalanie działań - po omówieniu problemów warto wyznaczyć konkretne kroki, które będą podjęte w celu poprawy sytuacji. Ustalcie, jakie działania będą realizowane i jakie są oczekiwania.

Trudno rozmowa z pracownikiem - metoda FUKO

Jednym ze sposobów prowadzenia trudnych rozmów z pracownikiem jest zastosowanie metody FUKO. Technika ta znajduje zastosowanie podczas udzielania informacji zwrotnej, przekazywania krytyki czy wyjaśniania niepożądanych zachowań w konstruktywny sposób. Znajomość tej metody pozwala efektywnie zarządzać zespołem.

Technika FUKO składa się z 4 elementów: 

1. FAKTY
2. UCZUCIA
3. KONSEKWENCJE
4. OCZEKIWANIA

Fakty 

Podczas szczerej rozmowy wskaż te elementy, które Ci nie odpowiadają w zachowaniu pracownika. Skup się na konkretach, unikaj używania określeń typu ,,zawsze", ,,nigdy".

Przykład:

Zamiast mówić ,,notorycznie spóźniasz się na spotkania z klientami" powiedz
„Podczas ostatnich trzech spotkań z klientem zauważyłem, że spóźniłeś się o 15 minut.”

Uczucia

W drugim kroku wskaż, jak dane zachowanie wpływa na Twoje emocje, atmosferę w firmie lub zespół. Mówiąc o emocjach, uczuciach, bądź autentyczny. 

Przykład:

 „Czuję się zaniepokojony, że w ostatnim czasie spóźniłeś się na spotkania."

Konsekwencje

Omów realne skutki działań pracownika, z którym przeprowadzasz rozmowę, zarówno te, które już wystąpiły, jak i te, które mogą pojawić się w przyszłości. Błędy pracowników często nie wynikają ze złej woli, lecz braku świadomości, jaki to ma wpływ na firmę lub innych członków zespołu. Przedstawienie pracownikowi konsekwencji może spowodować zmianę jego zachowania.

Przykład: 

„Takie sytuacje mogą negatywnie wpłynąć na postrzeganie naszej firmy przez klienta. Może nas uznać za niewiarygodnych i zdecyduje się na współpracę z kimś innym."

Oczekiwania

W ostatniej części wyraźnie zakomunikuj, jakie są Twoje oczekiwania, co do przyszłych zachowań lub działań pracownika. Ważne, aby były one konkretne, mierzalne i osiągalne.

Przykład:

,,Chciałbym, abyś od przyszłego tygodnia przychodził na spotkania punktualnie. Jeśli nie będzie to możliwe, oczekuję, że mnie o tym poinformujesz z odpowiednim wyprzedzeniem."

Na tym etapie możesz powiedzieć też o konsekwencjach, jakie poniesie pracownik, jeśli nie zmieni swojego zachowania.

Przykład: 

,,Jeśli nadal będziesz się spóźniać, będę zmuszony Cię zwolnić."

Jak prowadzić trudne rozmowy z pracownikami? Podsumowanie

Trudne rozmowy z pracownikami to jedno z wyzwań, przed którymi staje każdy menedżer, lider czy właściciel firmy. Konieczność udzielenia krytyki, zwrócenie uwagi na niepożądane zachowania nie jest komfortowe, ale nie można tego unikać, jeśli chcemy budować zaangażowany zespół oraz dbać o wysokie standardy pracy. 

Prowadzenie trudnych rozmów z pracownikami wymaga odpowiednich umiejętności, takich jak aktywne słuchanie, umiejętność przyjmowania informacji zwrotnej czy umiejętności negocjacyjne. Kompetencje te można nabyć i rozwijać podczas szkoleń biznesowych z zakresu komunikacji interpersonalnej z elementami inteligencji emocjonalnej.
 

Warto również zwrócić uwagę na szkolenie z budowania zespołu poprzez komunikację, pracę zespołową i relacje, które pomoże tworzyć fundamenty współpracy i wzmocni więzi między pracownikami.