Urząd Miasta Sopotu: "Sprawy urzędowe są realizowane na bieżąco" [PROCEDURY]

"Pomimo trudnej sytuacji epidemicznej oraz pracy zdalnej oraz zmianowej części urzędników, wszystkie sprawy urzędowe są realizowane na bieżąco. Od dłuższego czasu wdrożone są bezpieczne procedury który ograniczają konieczność bezpośredniego kontaktu, ale umożliwiają procedowanie wszystkich spraw" - informuje Urząd Miasta Sopotu.

Cały czas zachęcamy mieszkańców do kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.

W sprawach, które wymagają osobistej wizyty w urzędzie, konieczne jest wcześniejsze umówienie na konkretny dzień i godzinę.

Udostępnianie akt

Została przygotowana procedura, w której określone zostało miejsce i sposób udostępniania akt spraw w toczących się postępowaniach administracyjnych w naszym urzędzie.

Aby przejrzeć dokumenty, których jesteśmy stroną w toczącym się postępowaniu administracyjnym, należy ten fakt zgłosić telefonicznie lub mailowo do merytorycznego urzędnika lub sekretariatu wydziału. Osobie zainteresowanej zostanie wskazany dzień i godzina, w którym mogą obejrzeć dokumenty.

Jedna rzecz nie ulega zmianie – dokumenty można przeglądać wyłącznie w obecności urzędnika, akt nie wypożyczamy do domu, nie zostawiamy interesanta samego z urzędowymi dokumentami.

Mimo pandemii, w magistracie realizowane są następujące zadania właściwe dla poszczególnych wydziałów:

Urząd Stanu Cywilnego

sporządzanie aktów: zgonów, urodzeń, małżeństw,

drogą elektroniczną przyjmujemy wnioski o wydanie aktów i przesyłamy je pocztą na wskazany adres do korespondencji;

przyjmujemy oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński w budynku Urzędu Miasta (terminy ślubów ustalone wcześniej) przy ograniczonej liczbie uczestników (5 osób plus obsługa), przy zachowaniu środków bezpieczeństwa

Wydział  Obywatelski

Wydział Obywatelski wykonuje wszystkie czynności związane z ewidencją ludności oraz dowodami osobistymi, prawami jazdy i rejestracją samochodów.

Pozostałe zadania wykonywanie są zgodnie z obostrzeniami i wytycznymi, zdalnie, elektronicznie lub po umówieniu telefonicznym.

Pracuje na bieżąco również ewidencja działalności gospodarczej, zezwolenia na alkohol, sprawy wojskowe, rejestr wyborców.

Referat Komunikacji

Po wcześniejszym umówieniu telefonicznym lub mailowym:

• Rejestracja pojazdów nowych i sprowadzonych z zagranicy,
• Rejestracja innych pojazdów czyli rejestracja pojazdów zarejestrowanych na terytorium RP,
• Wydanie oraz zmiana prawa jazdy.
• Wtórniki dokumentów, wtórniki tablic rejestracyjnych,
• Wydawanie dowodów rejestracyjnych stałych ( wymiana z pozwolenia czasowego)
• Wydawanie i zmiana licencji TAXI

W zakresie prawa jazdy dodatkowo - prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie zatrzymania prawa jazdy, cofnięcia uprawnień, skierowania na badania lekarskie, psychologiczne i kursy itd.

Wydział Gospodarki Nieruchomościami

wykonuje wszystkie zadania wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Sopotu, a w szczególności:  realizuje wnioski o udzielenie pomocy przedsiębiorcom w związku ze stanem epidemii tj: o przesunięcie terminu wniesienia opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego, o obniżenie czynszu dzierżawnego, o przesunięcie opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, przygotowujemy umowy dzierżawy na nieruchomości gminne.

Wydział Inżynierii i Ochrony Środowiska

wszystkie zadania WIOŚ z listy zawartej w Rozporządzeni przypadające na wydział są realizowane, poza wydawaniem pozwoleń-wodnoprawnych, których wydawanie, po zmianie ustawy Prawo Wodne, zostało przypisane Wodom Polskim.

Wydział Urbanistyki i Architektury

Wydajemy:

Wszystkie decyzje administracyjne znajdujące się w katalogu rozporządzenia Rady Ministrów.

Poza nimi na bieżąco realizuje w szczególności jeszcze następujące zadania:

1. rejestruje i wydaje dzienniki budowy,
2. wydaje wypisy i wyrysy z miejscowego planu,
3. wydaje zaświadczenia o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
4. wydaje zaświadczenia o niewniesieniu sprzeciwu do zgłoszenia budowy lub robót, 
5. wydaje postanowienia o konieczności uzupełnienia zgłoszenia,
6. wydaje zaświadczenia o samodzielności lokali,
7. udziela informacji w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej,
8. potwierdza ostateczność pozwolenia na budowę,
9. udziela odpowiedzi na inne pisma

Wydział Geodezji

Większość spraw Wydziału Geodezji obecnie prowadzonych jest poprzez uruchomione Portale (między innymi komornika, rzeczoznawcy, geodety) https://mapa.um.sopot.pl/,  platformę ePUAP bądź pocztę tradycyjną.

Wdrożyliśmy możliwość składnia operatów w wersji elektronicznej o czym Geodeci zostali poinformowani poprzez Portal Geodety, dodatkowo umieszczona została informacja na stronie BIP.

Wydział Lokalowy

Przyjmowane na bieżąco są wnioski o przydział mieszkań,  o rozłożenie należności na raty, odroczenie terminu płatności.

Wydział Finansowy

Wydział finansowy wykonuje wszystkie zadania zgodnie z procedurami określonymi w Ordynacji podatkowej. Zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach wydawane są na żądanie podatników bez zakłóceń. Zaświadczenia przekazywane są zgodnie z wolą podatnika, w większości przypadków korespondencyjnie.

Biuro Konserwatora Zabytków

BKZ prowadzi  postępowania, będące częścią postepowań w sprawach wydawania decyzji o pozwoleniach na budowę i przyjmowania zgłoszeń o zamiarze wykonania robót budowlanych na obszarze zabytkowym oraz w sprawie wycinek drzew tj. wydawanie decyzji konserwatorskich.

Dodatkowo prowadzimy konsultacje mailowe i interesantami oraz wydajemy uzgodnienia w formie opinii i wytycznych.

Wydział  Zdrowia i Spraw Społecznych

Wszystkie zadania przypisane wydziałowi są realizowane. Realizacja odbywa się za pomocą różnych form komunikacji . Utrudnieniem dla mieszkańców może być jedynie brak możliwości bezpośredniego złożenia  wniosku np. w sprawie orzecznictwa.

Przypominamy o zasadach sanitarnych – prosimy o przychodzenie w maseczkach, przy wejściu do budynku znajduje się dystrybutor z płynem dezynfekującym, wchodzącym mierzona jest temperatura.

Urząd Miasta Sopotu